http://serapdogan.wordpress.com/
Perakende satınalmacılığında temel olan portföy yönetimidir. Mağaza ürün yönetiminde her ürün, çeşitli kategorilere ayrılmıştır. Bunlara örnek verirsek; Et ve Et ürünleri, Süt ve süt ürünleri, İçecekler, Bakliyat ve Unlu Mamuller, Bebek Ürünleri, Kuruyemişler, Kahvaltılıklar, Bisküvi ve Şekerleme Ürünleri, Konserve ve Baharatlar, Margarin ve Sıvıyağlar, Meyve ve Sebzeler, Dondurma ve Dondurulmuş Ürünler, Deterjan ve Temizlik Ürünleri, Kağıt Ürünleri, Kozmetik Ürünleri, Gıda dışı Ürünler gibi kategoriler vardır. Bu kategoriler, ilgili Satın alma yöneticilerine bağlıdır.
Satın alma yöneticileri, bağlı bulundukları kategorideki ürünlerin her birinin alımından satımına kadar sorumludurlar. Ürün alımlarını ilgili firmaların satış temsilcileri veya satış müdürleriyle yaparlar.
Satın alma yöneticileri, üst yönetimin vermiş olduğu hedef karlılıklara göre davranarak tedarikçi firma satış temsilcileriyle ürün fiyat pazarlığı yaparlar.
Her bir satın alma yöneticisinin kategorisinde hedeflenen ürün ve barkod sayısı vardır. Discount market ve süper market konseptlerinde barkod sayıları farklıdır. Discountta barkod sayısı, ürüne hakimiyet ve konsept anlayışı sebebiyle oldukça azdır. Satın alma yöneticileri, bu barkod sayılarını göz önüne alarak yeni ürün açma işlemi yaparlar veya var olan kimi ürünleri az sattığı veya az ciro getirdiği için eleyerek sistemden kapatırlar.
Satın alma süreçlerinde ürün yönetimi kadar, ödeme taleplerinin vaktinde karşılanması da önemlidir. Ödeme dengesini sağlayamayan marketler, tedarikçilerin malı kesmesiyle birlikte zor durumda kalabilirler. Mağazalarında aradığı temel bir gıdayı rafta bulamayan müşteri, sinirlenerek başka bir markete yönlenebilir. Bu da ilgili firma için, müşteri sadakatinin azalmasına, bu durum da ciroların düşmesine yol açar. Yani perakende sektöründe en ufak bir ürün bulundurmama bile, firmanın hedeflerini, imajını, müşteri kitlesini etkiler.
Bir ürün satın alma sürecini inceleyelim. Ürün, yeni çıkan bir X bisküvi olsun. Ürünü ilgili firmanın satış yetkilisi, ilgili satın alma yöneticisi ile randevulaştıktan sonra, ilgili gün ve saatte Satınalma Müdürlüğü’nde Satın alma yöneticisi ile görüşme yapar. Görüşmede ürün özellikleri, ürünün gramajı, maliyeti, satış fiyatı, vadesi, ürünün reklamının olup olmayacağı, ürünün hangi müşteri kitlesine hitaben üretildiği vs. konuşulur. Ayrıca marketlerde yeni ürün bedeli de konuşulur.
Yeni ürün bedeli, yeni bir ürün perakendecinin rafına ilk kez girerken alınan bedeldir. Bu bedel, perakendeciden perakendeciye değişir. Discount zincirlerde ise çoğunlukla yeni ürün bedeli yoktur, tedarikçiden yeni ürün bedeli alınmaz. Çünkü discount zincirlerde en uygun raf fiyatı esastır. Eğer ki discount marketlerin de yeni ürün bedeli aldığını düşünürsek, bu durumda tedarikçi firmanın satış yetkilisi, bunu ürünün maliyetine katarak, satın alma yöneticisine daha yüksek maliyet okuyacaktır. Satın alma yöneticisi için daha yüksek maliyet demek, daha yüksek raf fiyatı koymak demektir. Hiçbir discount market, başka bir discount marketten pahalı kalmak istemez. Bu sebeple discount marketler, birbirlerini raf fiyat konusunda inanılmaz bir hassasiyetle izlerler ve kendilerinden ucuz olan bir ürün gördüklerinde hemen bunun önlemini alırlar, fiyatlarını geri çekerler ve bunu çoğunlukla tedarikçi firmadan yeni bir maliyet alarak oturturlar.
Ürün satış yetkilisi ile konuşulduktan sonra satın alma yöneticisine birkaç tane X üründen numune bırakılır. Genellikle satın alma yöneticisi, aynı gün veya bir sonraki gün bu X ürünü Satın alma müdürüne gösterir ve ürün hakkında aldığı bilgileri müdürüne anlatır. Bu aşamada bu anlatma işlemi de aslında bir nevi satın alma müdürüne, satın alma yöneticisinin yaptığı bir satıştır. Çünkü satın alma yöneticisi bu ürünü niçin rafa koymak istediğini anlatır. Eğer bu ürünün rafa konulduğunda düzenli olarak satacağına inanmışsa, bu durumda satın alma müdürünü de ikna etmeye başlamış olur.
Discount marketlerde satın alma biriminin düzenli olarak ürün sunumu toplantıları olur. Toplantı günü Satın alma müdürü, satın alma yöneticisinden aldığı X ürün numunesini, ürünün fiyatını, ürün özellikleri bilgilerini alarak toplantıya sunar. Ürün sunum toplantılarına Genel Müdür, Satış Müdürü, Gıda ve Gıda dışı Satış Müdürleri ve Genel Müdür Asistanı katılır. Toplantıda ürün konuşulurken özellikle şunlara dikkat edilir:
• Ürünün maliyeti
• Ürünün satış fiyatı
• Ürünün karlılığı
• Ürünün vadesi
• Ürün bir gıda ise lezzeti, tadı, kokusu, kıvamı, rengi,
• Ürün bir elektronik alet ise çalışıp çalışmadığı
• Ürünü hangi firmanın ürettiği
• Ürünü üreten firmanın piyasadaki bilinirliği
• Ürünü üreten firmanın ürünü düzenli üretip üretemeyeceği
• Ürünün rakiplerde bulunup bulunmadığı
• Ürünün lojistik şekli
• Ürünün ambalajı
• Ürün rakipte var ise raf fiyatının ne olduğu
• Ürün gıda ise Gıda Mevzuatına uygunluğu
• Ürünün görselliği vs.
X bisküvisi, oy birliğiyle toplantı yöneticilerinin kararından geçtikten sonra ilgili satın alma yöneticisi, ilgili tedarikçiye bu ürünün portföye kabul edildiğine dair bilgi paylaşır. Tedarikçinin satış yetkilisinden ürünün tekrar maliyet ve satış fiyatını teyit eder. Bunun yanında ürünün gıda izin belgesi, üretim izni, ürünün KDV oranı, ürünün barkodu istenir. Bu bilgiler alındıktan sonra satın alma yöneticisi, satın alma asistanına ürünün maliyeti, satış fiyatı, ürünün alış ve satış KDV oranı, koli içi, ürünün sevkiyat şekli, ürünün barkodu bilgilerini verir. Satın alma asistanı, bu ürünü sisteme yeni ürün olarak tanımlar.
X bisküvisinin ilk siparişini Satın alma Yöneticisi firmaya verir. Bu e-mail veya faks yoluyla yapılabilir. Yaygın kullanım e-maildir. X bisküvisinin sevkiyat şekli Merkez Depo’ya teslimdir. Satın alma yöneticisi, siparişi firmaya verdikten sonra, bu siparişi bilgisayar sistemine girer. Bu sipariş, sisteme girildiğinde bu siparişi Mal kabul personeli de ekranından görebilir.
Sipariş verilip sisteme ürünün siparişi girildikten sonra bu ürünle ilgili özellikler, ürün ambalajında ne kadar ürün olduğu yani ürün koli içi, ürün görseli Satın alma asistanı tarafından, Mal kabul personeline, Depo Müdürüne, Sipariş Uzmanı’na bilgi olarak mail atılır.
Ürünün Mal kabule geldiğini kabul edelim. Ürün mal kabule gelince mal kabul personeli, ürünü almadan önce bir koli ürünü açar ve satın almadan gelen ürün görseli ile aynı olup olmadığını, koli içi adedinin doğru olup olmadığını tespit eder. Ürün doğru ürünse ürünü forklift ile indirilmesini sağlar. Gelen ürün koli bazında sayılır, irsaliyeli faturadaki adet ile doğruluğu test edilir. Ürün miktarı da doğru ise ürün teslim alınır. İrsaliyeli faturaya karşılıklı olarak imzalar atılır ve irsaliyeli faturanın alt nüshası nakliyeciye verilir.
Nakliyeci gittikten sonra, yeni ürünler, kendisi için açılan bölüm numarasındaki yere indirilir. Yeni ürünler, mağazalara öncelikli olarak 1’er koli olarak dağılım yapılır ve mağazalara lojistik araçları ile sevkiyatı yapılır. Ürün satılmaya başlanır.
Yeni ürünün depodan mağazalara sevk edileceği bilgisi, Satın alma Yöneticisi tarafından mail yoluyla sağlanır.
Mal kabul personeli, faturadaki irsaliye numarası ile sistemdeki siparişi kapatarak ürün girişini yapar. Ürün girişi yapıldıktan sonra fatura muhasebeye teslim edilir. Bir nüsha mal kabul dosyasında bırakılır, diğer nüsha ise muhasebeye bırakılır. Muhasebedeki fatura girişi yapan kişi, bu faturanın sisteme girişini yaparak döngüyü tamamlar.
Bu faturanın vadesi gelince finans tarafından ödemesi yapılır. Ödeme düzeni, tedarikçinin performansına göre planlanır.
Satın alma yöneticilerinin görevi sadece ürün sürecini yönetmek değildir. Bunun haricinde çeşitli raporlar düzenler ve bunları ilgili kişilere düzenli olarak raporlar. Bu raporlara örnek verecek olursak; Depodaki ürünlerin stok devir hızları, rakiplerin fiyat analizi, karlılık raporu, tedarikçi performans raporu, mağaza ziyaret raporu, ürün satış raporu, ürün performans raporu vs.
Satın alma süreçlerinde tedarikçiler ile perakendeci arasındaki kaliteli iletişim, ticari ilişkilerin uzun süreli olmasını sağlar. Bazı firmalar çok sık satın alma yöneticisi değiştirirler. Bu durum, tedarikçilerin firma hakkında olumsuz izlenim algıladığı bir duruma dönüşebilir. Ayrıca başarılı kategori yönetimi için ilgili kişinin uzun soluklu olarak bu kategoriyi yönetmesi lazımdır.
Satın alma yöneticileri Merkez deponun stoklarını düzenli olarak kontrol etmekten de sorumludur. Bu anlamda satın alma yöneticileri düzenli olarak Merkez depoyu ziyaret ederek, ürün stok kontrolleri yaparlar. Depo müdürü ile iletişim içerisinde kalarak depo müdürüne destek olacakları konular üzerinde konuşurlar.
Ürün yönetiminde depo iade oranları da çok önemlidir. Mağazalardan gelen iadelerin sebeplerini depo müdürü ve satın alma yöneticisi birbirleriyle istişare ederek sorgulamalı, alınacak bir tedbir söz konusu ise önlemler alınmalıdır. Bu konuda tedarikçi firmadan da yardım alınabilir. Perakende sektöründe iade istenmeyen bir şeydir. Bu anlamda iade oranlarının düşük tutulması, hem perakendeci için hem de tedarikçi için olumlu olacaktır.
Satın alma yöneticileri, perakende firmalarının bir nevi vitrini oldukları için, bu anlamda şirketi temsil konusunu büyük bir ciddiyetle taşımak zorundadırlar. Tedarikçilerle aşırı samimiyet, şirket izlenimlerine aykırıdır. Ayrıca bu laubaliliğe müsaade etme durumları, satış yetkilisinin etik olmayan teklifler getirmesine bile sebebiyet verebilecektir. Bu sebeple satın alma yöneticisi, şirketini temsil ettiğini unutmamalı, ahlaki yönlerden oldukça başarılı olmalıdır.
Satın alma süreç kalitesini belirleyen insan ve sistem faktörüdür. Başarılı satın alma yönetimleri için bu iki unsura oldukça önem verilmelidir.
